Sammanfattning

📉 Vad folk tror

Många lider av det som kallas för “tidsångest”. Anledningen till att många känner denna tidsångest är för att de vet att de inte spenderar sin tid så produktivt som de skulle kunna göra.

📈 Här är fakta

Folk tror i regel alltså att de har för lite tid, att de behöver mer, medan de i själva verket inte använder sin tid på rätt sätt. Vi kan inte öka antalet timmar på ett dygn till 28, men vi kan bli bättre på att använda de 24 vi har. Vissa kan bli MYCKET bättre.

💡 Optimist's Edge

Forskning visar att vi kan öka vår produktivitet. Det finns flera grundläggande sätt att göra detta, men för de flesta av oss är det viktigast att göra två saker. Det första är att sätta tydliga mål med vad vi vill åstadkomma. Det andra är att minska fragmenteringen och öka våra möjligheter att hamna i "flow". När vi har flow är vi som mest produktiva. Men utan mål vet vi ju inte vad vår produktivitet ska åstadkomma, så båda två är avgörande.

👇 Hur du får Optimist's Edge

Det finns tusentals olika tips på hur du kan bli mer produktiv och i den här artikeln listar vi ett antal olika. Det kan kännas överväldigande och därför bör du börja enkelt. Vi vill öka möjligheterna att hamna i flow, så ett första steg är att stänga av notifikationer helt och hållet. Känns det läskigt? Prova en vecka och se om din fragmentering minskar och produktivitet ökar.

📉 Vad folk tror

Många lider av det som kallas för “tidsångest”. Forskaren Alex Lickerman beskriver denna ångest så här: “Skapar jag den största möjliga meningen i mitt liv och kommer jag att känna när jag dör att jag slösade min tid för vårdslöst?

Anledningen till att många känner denna tidsångest är för att de vet att de inte spenderar sin tid så produktivt som de skulle kunna göra.

Det finns flera studier som visar förhållandet mellan hur vi spenderar vår tid och hur mycket ångest vi upplever kring att inte ha tid. Exempelvis gjordes en studie på mödrar som jobbade. Kvinnor som hade ett reaktivt förhållande till tid kände sig mer stressade, och upplevde att de hade mindre tid. De som istället hade ett aktivt förhållande till tid, och planerade sin dag, upplevde mindre stress.

📈 Här är fakta

Folk tror i regel alltså att de har för lite tid, att de behöver mer, medan de i själva verket inte använder sin tid på rätt sätt. Vi kan inte öka antalet timmar på ett dygn till 28, men vi kan bli bättre på att använda de 24 vi har. Vissa kan bli MYCKET bättre.

Ett sätt att försöka kondensera idén om produktivitet bortom den generella beskrivningen handlar om att ge utrymme att hamna det psykologen Mihàly Csìkszentmihàlyi döpte till “flow”. För det är i detta “flow” som vi får mest gjort och är som mest produktiva.

Enligt studier är flowet kännetecknad av faktiska specifika processer i hjärnan. En av dessa är att den prefrontala hjärnbarken, som bland annat styr logiskt tänkande, till viss del är någon avtrubbad under tiden man har ett flow. Det här leder till att andra delar av hjärnan kan kommunicera mer fritt. Det går att hitta metoder för att försätta sig själv i detta flow.

Konsten att mäta och undersöka produktivitet

Produktivitet är inte enbart subjektivt utan något verkligt som går att mäta och också förutsäga. Det görs mycket försök att hitta sätt att mäta produktivitet i syfte att ge människor verktyg att förbättra sin prestation. Exempelvis har studier visat att hjärtslags-variationer kan ge starka indikatorer på hur produktiv en person är för tillfället.

Men trots att produktivitet är något verkligt, som går att träna upp som en muskel, visar studier att många kommer till korta när det gäller just detta.

I Tyskland undersöktes hur ofta människor använde “att-göra-listor”. Svaret var att nästan 40 procent aldrig använde sådana och att ungefär 40 procent använde sådana någon gång i veckan eller varje dag. Resten gjorde “att göra-listor” ytterst sällan. De undersökte även hur stor andel som använder andra former av hjälpmedel såsom appar för att skapa mål, följa framsteg och skapa prioriteringar och svaret var att en majoritet aldrig använde sådana. Liknande fynd har gjorts i andra undersökningar.

I en undersökning som gjordes på finska tjänstemän som jobbar inom staten fann man att var femte aldrig använde något digitalt verktyg alls för att planera och organisera något arbete överhuvudtaget. Bara hälften skrev ner sina arbetsuppgifter och samlade dem på något ställe.

Andra studier har tittat på det som är motsatsen till att vara i ett flow: fragmentering. I dagens arbetsklimat är det en stor utmaning att hamna i ett totalt fokus.  I en studie gjord på utvecklare, installerade ett forskarlag ett avancerat program för  produktivitetsmätning på 24 utvecklares datorer. Forskarna fann att utvecklarna bara stannade vid varje uppgift i mellan 0,3 till 2 minuter.

Hur länge stannar du på varje arbetsuppgift? Har du flow ibland, eller är du ständigt fragmenterad?

💡 The Optimist’s Edge

Lyckligtvis visar forskning också att du kan öka din produktivitet. Samma forskare, Heljä Franssila, som nämns i studien från Finland ville undersöka om det gick att öka produktivitetet med träning i enkla steg. Efter några månader hade en majoritet av de mätta områdena blivit bättre för de finländska tjänstemännen.

Men innan vi går in på hur du kan bli mer produktiv är det värt att säga något om varför du ska vara det. Det mesta vi vill göra och åstadkomma kräver arbete, som tar tid.

I en perfekt värld gör vi allting perfekt, jobbar precis så mycket som vi kan utan att det gör oss utbrända, och känner oss lediga och kan vila när vi har fritid. Vi utför allt det tråkiga och rutinmässiga med största möjliga effektivitet. Framför allt, vi ägnar absolut ingen tid åt sådant som går att automatisera eller rationalisera bort.

Att vara produktiv är att göra mer, på mindre tid UTAN att öka den upplevda stressen. Det här är en avgörande poäng. I många fall när vi vill vara mer produktiva ökar vi utfallet men till kostnaden av ökad stress.

Utan tydligt mål – ingen ökad produktivitet

En ännu större fråga än "hur du kan bli mer produktiv" är vad DU vill göra och vad dina mål är. Dessa mål bör skapas i linje med dina värderingar. Produktivitets-författaren Elizabeth Grace Saunders uttrycker det så här:

“If you want to succeed with your professional growth goals, choose one or two key areas of focus that align with what really matters to you.”

Vi utgår nu från att du jobbar mot mål du faktiskt bryr dig om och vill bli mer produktiv. Utan mål finns ju inget sätt att mäta om du kommer närmare och därmed inget sätt att veta hur produktiv du egentligen är. Så, hur gör du?

👇 Hur du får Optimist's Edge

Du får en rejäl edge och hög produktivitet av att göra två saker. Det första är att sätta tydliga mål med vad vi vill åstadkomma. Det andra är att minska fragmenteringen och öka din möjlighet att hamna i "flow". När du har flow är du som bekant mest produktiva. Men utan mål vet du ju inte vad din produktivitet ska åstadkomma, så båda två är avgörande.

Så vilka tips kan underlätta för dig på vägen? Det finns tusentals, men i sann produktivtetsanda vill vi att denna läsning ska vara effektiv så vi delar in den i kortfattade delar.

På arbetsplatsen

🌖 Är du en morgon-människa eller eftermiddags-människa? I studien som genomfördes på utvecklarna som vi nämnde ovan fann forskarna att det går att dela in människors produktivtet i dessa två kategorier, beroende på när de är mest produktiva. Du kan fundera på när du känner dig mest produktiv, när du oftast hamnar i flow, och om det går, anpassa arbetet efter det. Det kan göra väldigt stor skillnad.

I samma studie undersöktes också fragmentering, vilket gjorde att utvecklarna kände sig mindre produktiva. Ett sätt att lösa detta är givetvis att minimera fragmenteringen och på så sätt öka möjligheterna till flow.

🔔 Ett enkelt första steg är att stänga av notifikationer. Forskning visar att ständiga pling i mobilen och på datorn är dåligt för din produktivitet. I en studie undersöktes upplevd produktivitet kopplat till vilken mejlmetod som användes. De som på egen hand kollar mejlen, och inte har notifikationer på, upplevde högre produktivitet. Ett bra tips är alltså att stänga av alla notifikationer, även för sociala medier och annat helt. Ja du läste rätt. Alla.

🎧 Vilka fler orsaker till fragmentering har du? Kan du sitta ostört? Har du kollegor som stör dig hela tiden? Fundera över vilka faktorer som spelar in och hur du kan lösa det. Ibland kan ett par hörlurar med noise-cancelling, som tar bort alla störande ljud i omgivningen, räcka långt.

🤔 Har du negativa tankar om andra människor? Släpp det. Den kända produktivitets-författaren Greg Mceowen menar att en av de största energi- och tidsslukarna är negativa tankar och känslor kring kollegors agerande.

Han menar att det är viktigt att släppa dessa tankar för att få ett smidigt och “lätt” yrkesliv. Låter det svårt? Ställ dig frågan “Vad har jag anlitat denna känsla att göra?" fyller den ingen funktion – släpp den.

Utanför arbetsplatsen

🧠 En fundamental pusselbit i produktivitet är givetvis din mentala hälsa. Det går inte att göra det ämnet rättvist i formatet av den här artikeln men en viktig del i bibehållen mental hälsa är att lugna sig själv vid stress och hantera sådant som ångest och oro.

Känslor och tankar kommer och går och det kan vara bra att ha knep att ta till när sådant händer. En bra grundregel kan vara att istället för att eskalera oro genom att tänka negativt, helt enkelt försöka vara i nuet.

🌮 När det kommer till mer handfasta tips är kanske det viktigaste av allt att skapa strömlinjeformade system för allt som är upprepande i livet såsom mathandling, matlagning, städning och så vidare. Exempelvis kan du få mat levererat hem, under någon viss dag i veckan och då handla allt du behöver.

Ett personligt tips är att göra enklare mat så att du slipper tänka så mycket, om du inte tycker det är roligt det vill säga. Kanske kan du laga mat med tre ingredienser och göra det till rutin?

Köp julklappar online, köp färdigbakat när du har främmande och om du har möjlighet köp städhjälp vid behov. Det kan vara bra att fundera på om det som du upplever som “krav” från omgivningen verkligen är krav eller enbart kommer från dig själv?

📆 Om du inte redan gör det, använd en digital kalender. Sätt i system att lägga in exakt allt tidsbestämt du behöver komma ihåg i en kalender: träningar, aktiviteter, födelsedagar och allt annat du kan komma på. Är du en del av en familj så skapar du en familjekalender så att alla har tillgång till informationen.

👁 Synen är direkt kopplad till ditt nervsystem och din syn påverkas direkt av stress. Du kan påverka din egen syn genom att försöka se bredare och större. Försök helt enkelt ta in större delen av din omgivning. När du gör det kommer även din andning att lugnas. Det här menar Andrew Huberman, professor i Neurobiologi.

🏃‍♀️ Forskning visar att det är oerhört viktigt att se ljus på morgonen, men du kan få samma effekt av att träna på morgonen. Tränar du på kvällen kan det riskera att leda till depression då kroppen får svårt att skilja på dag och natt, menar Huberman.

🎮 Det går att förbättra flera kognitiva färdigheter varav en viktig är förmågan att koncentrera sig. En studie gjord av forskare på Cambridge skapades ett spel, Decoder, och lät en grupp studenter testa spelet. En andra grupp fick istället spela bingo och en tredje fick inget spel alls. Efter en tids spelade upprepades ett färdighetstest och gruppen som hade spelat Decoder gjorde bättre ifrån sig efter att ha tränat i appen.

Decoder, som nu också finns som en del i spelet Peak, går att ladda ner som app på din telefon. Men de finns även andra appar så som Elevate, Luminosity och Brilliant.

Känns det övermäktigt med alla tips?

Börja enkelt:

• Har du notifikationer påslaget i mobilen och datorn? Stäng av dem.
• Har du en bra struktur på dina bokmärken på datorn? Om inte, fixa det.
• Har du för vana att lägga in möten i kalendern? Om inte, börja med det med.
• Skriver du upp deadlines någonstans, eller försöker du hålla allt i minnet? Skriv upp deadlines i kalendern med.
• Har du mappar eller taggar i din mejlkorg? Om inte, börja där.

Att inte bli störd är svårt i ett samhälle där många tjänster och produkter lever på att bli så bra som möjligt på att störa dig. Vi är i attentionalismens tidsålder.

Fundera på hur du tror det påverkar dig att avbryta arbetet för att kolla sociala medier eller på andra sätt fragmentisera ditt arbete. Som du läst ovan visar studier att fragmentering är en av de största bovarna till dippar i produktiviteten.

Men att vara produktiv handlar för de flesta inte bara om att vara produktiv på jobbet. Kanske har du en dröm du vill förverkliga som kräver jobb utanför jobbet Ett sätt att vara mer produktiv kan vara att helt enkelt bestämma dig för när du ska göra det extra jobbet, göra det då och att inte tänka på det utanför det fönstret.

Att lära sig att styra sina tankar och inte låta sig “ryckas” med när det planerande, logiska tänkandet sätter fart är en nyckel för att få flow.

❓ Vad mer kan du göra?

Dela gärna fler idéer med dina andra Premium Supporters i vår Facebook-grupp.